Внедрение Битрикс24 для завода запасных частей и комплектующих для техники
Задача
Внедрение портала Битрикс24 для завода запасных частей и комплектующих для техники.
Настройка портала на локальном сервере компании.
Интеграция портала с внешними сервисами. Кастомизация портала.
Обучение сотрудников работе с системой.
Заказчик
“Завод” — эксклюзивный поставщик запасных частей и комплектующих для техники, являющегося одним из крупнейших предприятий России и стран СНГ.
К сожалению, проект под NDA и название организации мы не будем называть. Назовём этот проект — “Завод”.
О проекте
В компании отсутствовала какая-то система постановки и учета задач, не было системы ведения сделок и возможности собирать мгновенную аналитику продаж. Полностью отсутствовала автоматизация процессов внутри компании. Кроме того, все процессы осложнял ручной документооборот.
Все новые входящие заявки, сформированные коммерческие предложения, счета согласовывались в несколько этапов и переходили в распечатанном бумажном виде из кабинета в кабинет. В процессе согласования документы терялись, согласование затягивалось, возвращенные на доработку документы должны были повторить этот путь.
Клиенту требовалось перевести организацию внутренней работы компании в систему Битрикс24 с целью оптимизации процессов и контроля за выполнением сделок по поставке запчастей.
Что сделали
Весь процесс внедрения портала Битрикс24 был разбит на несколько этапов:
- Базовая настройка портала Б24.
- a. Установка и настройка Битрикс24 на локальном сервере компании.
- b. Добавление сотрудников на портал и настройка структуры компании.
- c. Подключение почтовых ящиков для сотрудников.
- d. Настройка отправки почты на локальном сервере, тестирование отправки и получения почты.
- e. Настройка двух тестовых воронок, в т.ч. автоматизации, для демонстрации функционала.
- f. Настройка карточки сделки, добавление пользовательских полей.
- g. Создание тестовых сделок, проведение их по воронкам продаж с целью демонстрации функционала и вовлечения сотрудников компании в процесс оптимизации текущих процессов.
- Наполнение портала информацией заказчика, настройка функционала Б24 после демонстрации.
- a. Импорт базы контактов и контрагентов в CRM.
- b. Сбор подробных требований к воронкам продаж.
- c. Составление ТЗ на настройку воронок согласно предоставленным требованиям.
- d. Настройка четырех воронок, роботов и бизнес-процессов согласно ТЗ.
- e. Доработка полей в карточке сделки.
- f. Демонстрация проведения тестовых сделок по настроенным воронкам.
- g. Помощь в создании и проведении тестовых сделок сотрудниками компании с целью закрепления материала и сбора новых требований по доработке функционала.
- Обучение.
- a. Разработка плана обучения и составление графика.
- b. Проведение обучения для руководителей отделов.
- c. Проведение обучения для руководителей и сотрудников по группам для разных отделов.
- d. Внеплановые консультации по работе с системой.
- Доработка функционала.
- a. Корректировка прав пользователей.
- b. Корректировка структуры компании.
- c. Создание специализированных воронок для отделов.
С какими проблемами столкнулись
За время работы с “Заводом” мы столкнулись с двумя значимыми проблемами.
Первая — служба безопасности компании запретила открывать доступ к локальному порталу извне.
В связи с этим мы столкнулись с ошибками в работе некоторого функционала портала и, частично, с полной неработоспособностью некоторых элементов (например, не работает модуль обмена Бэкофис2.0).
Вторая проблема связана с организацией процесса внедрения на стороне клиента.
Изначально не был выделен руководитель проекта, который формулировал требования от заказчика. Из-за этого сбор требований затягивался, требования одного отдела противоречили требованиям другого, у сотрудников отсутствовало четкое понимание, для чего проводятся работы по внедрению портала.
После нашего контакта с высшим руководством компании, был выделен руководитель проекта. Работу удалось систематизировать, ускорить процесс сбора требований и повысить качество собираемых данных.
Результат
В настоящее время мы продолжаем сотрудничество по внедрению портала, доработкам и обучению сотрудников. Но уже в настоящее время достигнуто:
- Компания заказчика имеет многоуровневую организационную структуру, состоящую из большого количества отделов.
- Во всех процессах задействовано множество сотрудников, при этом, ранее отсутствовала какая-либо автоматизация. Все согласования затягивались по причине того, что нужно было ходить из кабинета в кабинет, ждать согласования, у руководителей копилась кипа бумажных заявлений, часть из которых могла и вовсе потеряться.
- На данный момент многие процессы в организации пересмотрены, оптимизированы и перенесены в систему Битрикс24, часть процессов автоматизирована с помощью роботов или бизнес-процессов.
Это значительно сократило время от начала до конца каждого процесса и повысило качество их выполнения.
Всё происходит не отходя от рабочего места, документы не теряются, максимально исключен человеческий фактор, новые сотрудники в компании могут с первых дней приступать к полноценной работе, т.к. у них есть виртуальный помощник в виде напоминаний, чек-листов и задач.
ваш проект
такие работы